ABSTRACT

The  study  focus  on  evaluation  of  internal  control  system  in  government establishment and public sector on the need for effective and efficient internal  control system and the problems associated with evaluation of internal control system so as to ensure growth, efficient and productivity. The      issue  that motivated the research in this topic is cases of frauds, mismanagement of public funds and the need to prevent such vices.  The main objective of this research work  is  to  evaluate  the  roles  of  effective  internal  control  system  in  the operations of government using Ahia State Board of Internal Revenue as case study.   In  order  to  achieve  the  objective  of  the  study,  both  secondary  and primary data were collected using review of related literature and questionnaire respectively, the questionnaire were analysed, and three hypotheses formulated were tested with Chi-square statistical technique. The result showed that the three null hypotheses were rejected and the alternatives accepted. The findings of  the results shown  that the  internal control system in  government owned establishment is functional and that effective internal control system is capable of reducing fraud and mismanagement, hence increases government's internally generated revenue. Also conclusions  were reached that internal control is very relevant  in  government  establishment,  and  that  government  organizations ensure sound accounting  procedures. For effective internal control system and to   enhance  positive  relationship   between   control    system  and   increased organization relationship. The recommendations were also made which include periodic   review   of   internal   control   measures   m   government   owned establishment.

 TABLE OF CONTENTS

Cover Page                                                                                                                  i 

Declaration                                                                                                                ii 

Certification                                                                                                             iii

Dedican.on                                                                                                       r. v

Ack:nowledgements                                                                                                v

 Table of Contents                                                                                                    vi 

List of tables                                                                                                                xi 

Abstract.                                                                                                                   xiv 

CHAPTERONE: INTRODUCTION

1.0       Background  Of The Study                                                                                I

1.1            Statement Of The Problem                                                                           .4

1.2   Objectives Of The Study                                                                                  4

1.3  Research Questions                                                                                             5

1.4  Research Hypotheses                                                                                     6

1.6  Significance Of The Study                                                                                6

1.7   Limitations  OfThe  Study                                                                           7

CHARPTER   TWO:   REVIEW  OF  RELATED  LITERATURE

2.1    Definition   Of Internal  Control  System                          _.                                                                                                 &

2.2    The Concept Of Internal Control System                                                  9

2.3      Characteristics  Of Internal Control.                                                         10

2.4   Management  Duty Regarding Internal Control..                                    11

2.4.1   Nature Of Internal Control In A Government  Establishment..            .12

2.5     Five Components Of Internal Control..                                                     13

 2.5.1     Board Of Directors                                                                                   14

2.5.2      Risk Assessment                                                                                         15

2.5.3     Control Activities                                                                                      16

2.5.4    Information  And Communication                                                         17

2.5.5.      Monitoring                                                                                              17

2.6   Internal Checks                                                                                             18

2.7    Internal   Audit                                                                                                             19

2.7.  l    Essential Elements Of Internal Audit..                                                        21

2.7.2      Scope Of Work Of Internal  Auditor                                                         24

2.8     Custody  And Control Of Cash                                                                  25

2.8.1   Cash And Cheque Record                                                                       25-26

2.8.2     Recording                                                                                                     26

2.8.3    Payment  Into Bank                                                                                   26

2.8.4    Cash And Bank Balances                                                                           27

2.8.5     Cheque  And Cash Payments                                                                      28

2.9      General   Arrangement  For Wages And Salaries                                            29

2.9.  1    Preparation  Of Payroll                                                                                 29-30

2.10    Management  Of Fixed  Assets                                                                  30-31

2.1   l     Administrative  control                                                                                31-33

2. l 1.1              Accounting  Control                                                                                .33-35

2.11.2     Budgetary  Control                                                                                35-36

2.  J  1.3     Physical   Control                                                                                       36-38

2.12         Evaluation  Of Internal   Control                                                             38-40

2.12.1        Factors That Characterise  Effective  Internal  Control                         .40-42

CHAPTER  THREE

3.0 RESEARCH  METHODOLOGY

CHAPTER  FOUR

4.0 PRESENTATION   AND ANALYSIS   OF DAT A

4.1 INTRODUCTION

4.2  Rate OfResponses                                                                                          54

4.3 Analysis Of Questionnaire                                                                                   55

4.4 Testing Of Hypotheses                                                                                        63

CHAPTER FIVE

SUMMARY OF FINDINGS, CONCLUSION AND RECOMMENDATION

5. l Summary Of Findings                                                                                     70

5.2  Conclusion                                                                                                      71

5.3   Recommendations                                                                                           72                                                                                                                7 

APPENDIX   1

APENDIX  2

LIST OF TABLES                                                                                        PAGES

Table 4.2.1:  is there internal control system in your organization?                     55

Table 4.2. 2: Is the internal  control in your organization  effective?                   55

Table4.3.3:   Does  internal   control   system   enhance   proper   sound  accounting procedures  and practices?                                                                  

Table4.2.4:   Does   the   existence   of   internal   control   system   determine    its effectiveness?                                                                                           

Table4.2.5: is there segregation  of duties in the office?                                  56-57

Table4.2.6: Do you have internal Audit department?                                     57

Table4.2. 7:  Does   the  establishment    have  reliable   and  efficient   staff  in  all departments?                                                                                             

Table4.2.8:   Can  incompetence,    fraudulent   practices   and  lack  of  motivation vitiate     the   effectiveness    of   internal   control    system   of   the   organisation?

Table4.2.9:  is there ethics  and code of conduct for the staff?                      58

Table4.2.10:  Does sound internal  control  system in the organisation  check fraud and fraudulent  practices?                                                                      

Table4.2.1  l: Are there proper  security  for assets and cash in the organization  to forestall embezzlement?                                                                           

Table4.2.12: Are there frequent  or occasional  changes  in the system?         59-60

Table4.2.13:  Do   the   changes    result    to   a   good   measure    to   checkmate misappropriation   and fraud?                                                                   Table4.2.14: Do misappropriation   and fraud have any negative  or adverse impact on the organization?                                                                                Table4.2.15: Are there positive  relationship  between  effective  control  system and increased  organizational  relationship  and welfare?                            Table4.2.16:  Does   staff   sometimes    undermines    the   guidelines    of  internal   control put in place by management  through  conspiracy  and co11aboration?

Table4.2.17: Based  on your  personal  experience   and  observations   would  you conclude  that

(a): Internal control  has able to review  quality and standard  of accounting department  from time to time?                                                                       

(b): Serve as an aid to management  by reporting  matters  of deviation  as well as gives appropriation  recommendation?                                                   

TABLE4.3.1: OBSERVER  FREQUENCY   (Fo) TABLE

TABLE4.3.1:   COMPUTATION OF CHI-SQAURE, USfNG THE RESPONSE OF THE ORGANIZATION STAFF.

TABLE4.3.2: OBSERVER FREQUENCY(Fo)TABLE

TABLE4.3.2: COMPUTATION OF CHI-SQAURE, USING THE RESPONSE OF THE ORGANIZATION STAFF

TABLE4.3.3: OBSERVER FREQUENCY(Fo)TABLE

TABLE4.3.3: COMPUTATION OF CHf-SQAURE, USING THE RESPONSE OF THE ORGANIZATION STAFF